Робочий день касира: зміна, Z-звіт, повернення товару

Касу зареєстровано, касир має свій електронний підпис. Як тепер виглядає звичайний день за касою? Проходимо його від ранку до вечора.

Схема робочого дня касира: ранок — відкрити зміну, день — продажі й повернення з чеком, без інтернету — офлайн-режим, вечір — службова видача і Z-звіт

Ранок: відкрити зміну

Робочий день на касі називається зміною. Касир входить у програму зі своїм підписом (КЕП) і відкриває зміну. Відтепер усі чеки записуються на нього.

Якщо зранку в касі є розмінні гроші, у касових програмах це зазвичай оформлюють як службове внесення: каса знатиме, скільки готівки в ній на початку дня.

День: продажі

Кожен продаж — окремий чек на повну суму, і за готівку, і за картку (Закон про РРО, ст. 3). Що має бути в чеку, ми розібрали в окремій статті: «Що має бути у фіскальному чеку».

Протягом дня можна подивитися проміжний звіт (його називають X-звітом): скільки продано з початку зміни. Він нічого не закриває, це просто довідка.

Повернення товару

Покупець повернув товар — касир оформлює чек повернення (видатковий чек). Закон вимагає видати чек і тому, хто повертає товар (ст. 3 п. 2).

Що повертати, визначає Закон «Про захист прав споживачів» (ст. 9): непродовольчий товар належної якості покупець може обміняти протягом 14 днів, не рахуючи дня покупки, якщо:

ним не користувалися;
збережено вигляд, ярлики, пломби;
є чек: паперовий, QR-код на екрані або електронний чек у SMS чи листі.

Якщо аналогічного товару немає в продажу, покупець має інші варіанти, зокрема повернути гроші. Є й перелік товарів, які не обмінюють. Його затверджує Кабмін.

Якщо зник інтернет

Програмна каса переходить в офлайн-режим і продовжує працювати: до 36 годин поспіль і не більше 168 годин на місяць (Закон про РРО, ст. 5). У чеках буде позначка «офлайн».

Коли зв'язок повернеться, протягом години податкову треба повідомити, коли почався й закінчився офлайн (ст. 3 п. 16). Потім чеки відправляються на сервер.

Якщо ж зламалася сама каса, а не зв'язок, продавати не можна, поки її не полагодять, а податкову треба повідомити того ж дня (ст. 3 п. 16, ст. 5).

Вечір: закрити зміну і Z-звіт

Наприкінці дня касир створює Z-звіт — «фіскальний звітний чек» з підсумками дня. Він закриває зміну.

Закон про РРО (ст. 3 п. 9) вимагає створювати такий звіт щодня, коли були продажі.

Готівку з каси наприкінці дня зазвичай оформлюють як службову видачу, щоб залишок у касі збігався з тим, що в шухляді.

Чек-лист дня

Вхід із КЕП → відкрити зміну → службове внесення розмінних грошей.
Кожен продаж і кожне повернення — через касу з чеком.
Зник інтернет → працюємо офлайн → протягом години після відновлення повідомити податкову.
Вечір → службова видача → Z-звіт обов'язково.

Спробуйте PosPLUS 30 днів безкоштовно.

Джерела:

Закон «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій…», чинна редакція — ст. 2 (фіскальний звітний чек), ст. 3 п. 2, 9, 16, ст. 5
Закон «Про захист прав споживачів», ст. 9, редакція від 24.12.2024

Матеріал довідковий і не є юридичною консультацією. Перевірено 18.10.2026.